Míg régen az emberek nagy része akkor fordult orvoshoz, amikor már baj volt, ma már sokan odafigyelnek a tudatos egészség-megőrzésre. Megelőzni a bajt, folyamatos egészséges állapotot fenntartani – legalábbis erre törekedni – sokkal előnyösebb, mint tüzet oltani. Ezt a gondolkodásmódot kellene átültetni a szervezetfejlesztés területére is, hiszen így válhat egy vezető válság idején is úttörővé.
Felkészültség=gyors reagálás
Amikor minden rendben van, akkor az emberek nem szívesen foglalkoznak azzal, hogy mi történhet válságos időkben. Pedig a nehézségek sokkal könnyebben átvészelhetőek, ha van rá forgatókönyvünk. Ettől még nem kell, hogy azt érezzük, hogy folyamatosan ott lebegjen felettünk Demoklész kardja, de felkészültebben kevesebb a meglepetés is – vagy legalábbis gyorsabb a reakció.
1. Tudatos megelőzés
A gazdaság, de valójában az egész élet dinamikáját tekintve kiszámítható, hogy a szárnyalóbb időszakokat mindig követi egy válságosabb időszak, sok szervezet nem gondolkodik mégsem ennyire előre, így felkészületlenül éri őket egy negatív változás. Ennek egyetlen megoldása, ha tudatosan felkészülünk és az egyik napról a másikra gondolkodás helyett, tartalékolni kezdünk. Tartalékolni sosem a megmaradt profitból kell. Ha úttörővé akarsz válni, akkor a nyereség visszaforgatásának első lépése mindig az, hogy a profit 10%-át elkülöníted. Ha ezt az attitűdöt sikerül egy szervezet vezetőinek magukévá tenni és erre megtanítani a munkavállalókat is, akkor ott a nehéz időkben is garantált a siker a versenytársakkal szemben.
2. Tartalékolj!
Szervezetfejlesztő folyamatok során általános tendencia, hogy a cégeknek átlagosan mindössze hat hónapra van tartalékuk. Így, amikor összeomlik az addig megszokott működés, azonnal azoktól a kreatív folyamatoktól vonják meg a támogatást, amelyekről tudni lehet, hogy egy részük nem lesz kifizetődő, mégis elengedhetetlenek a sikeres működés tekintetében. De mi is kell a folyamatos, tudatos gazdasági felkészültséghez? A titok a business continuity planning, azaz az üzletmenet-folytonosság tervezés.
3. Business continuity planning a süllyedő hajó mentőcsónakja
A legtöbb hazai szervezet számára ez egy újfajta gondolkodásmód, amit még el kell sajátítani. Lényege, hogy a BCP során felkészülünk a kritikus üzleti folyamatok sérülés vagy leállás utáni visszaállítására, lehetőleg a legkisebb kiesés mellett. Ehhez folyamatos tervezésre, tesztelésre, oktatásra és karbantartásra van szükség. Tehát amellett, hogy az embereket is folyamatosan kell trenírozni erre a fajta új, strukturált és preventív jellegű gondolkodásra, úgy tervekre is szükség van.
4. Gondolkodj alternatívákban
A terv nélküliség ugyanis káoszt jelent. Egy tervet ugyanis bármikor újra lehet tervezni, de terv nélkül elfogy a levegő és szűkül a mozgástér. Az alternatív gondolkodás egyik legfontosabb eleme, hogy mindig legyen négy-öt kidolgozott működési elképzelés kockázatelemzéssel, üzleti lehetőség elemzéssel, valószínűség számítással. Azért van szükség több előre kidolgozott tervre, mert a válság oka is kiszámíthatatlan előre, így nem mindegy, hogy épp gazdasági – vagy a jelenlegi helyzetet tekintve – egészségügyi válságra kell felkészülnünk.
5. Felkészült csapat=hatékony válságkezelés
Zárásképp pedig fontos megjegyezni, hogy a terveknek nemcsak a fiókban kell lapulniuk. Időről időre be kell gyakoroltatni a munkavállalókkal is, időről időre, elő kell venni és „melegen” kell tartani a fejekben. Vezetőként felelősségünk, hogy megtanítsuk az embereinknek, hogy mindig lássanak három lépéssel előrébb, azért, hogy ha beüt a váratlan, akkor a sokkhatás utáni első reakcióként automatikusan tudatos cselekvésbe kapcsolhassanak.
