A járványhelyzet enyhülése nyomán a munkavállalók visszatértek az irodákba. Ha a hét öt munkanapjából nem is mind az ötöt töltik ott, ismét van közvetlen fizikai kapcsolatuk egymással, az irodával. Számosan vannak azonban a munkavállalók között olyanok, akik a járvány tombolása idején léptek be a cégbe, így sem az irodát, mint olyat nem ismerik, sem a többi munkatárssal nem volt még tényleges, fizikai kapcsolódásuk. A megfelelő újrabeléptetés (re-onboarding) nyilván hatással van/lesz a teljesítményükre is. Mi, a Borealisnál ezt a kérdést szintén nagyon fontosnak tartjuk, hiszen a visszatérés a fizikai irodába még az olyan munkatársakat is megzavarhatja, akik régebb óta dolgoznak a cégnél. Rebecca Zucker, aki executive coach és a Partner and Next Step Partners vezetőfejlesztő tanácsadó cég alapító partnere, a Harvard Business Review-ban megjelent írásában hat újrabeléptetési stratégiát javasol a már jól bevált beléptetési gyakorlatok mellé.
A pandémia kezdetén a cégek működésük szinte minden aspektusát, ideértve az új alkalmazottak felvételét is, gyorsan online csatornákra terelték. Egy kutatás (Glassdoor) szerint
a jól kidolgozott beléptetési rendszerrel rendelkező vállalatok 82%-kal javítják az alkalmazottak megtartásának képességét, és több mint 70%-kal növelik a termelékenységet.
És mégis, a Gallup felmérése szerint, az alkalmazottaknak mindössze 12%-a érzi úgy, hogy munkáltatója kiválóan lépteti be az új munkatársakat – és mindezt „békeidőben” mérték.
Napjainkban, amikor a szervezetek azt vizsgálják, hogy az előttünk álló hónapokban hogyan lehet visszatérni az irodába, lehetőség nyílik arra, hogy ismételten végigmenjenek a beléptetési folyamaton azokkal a munkatársakkal, akik a pandémia miatt eddig csak távmunkában tudtak dolgozni. Ez hozzájárulhat egy tartós pozitív munkavállalói élmény kialakulásához, különösen, ha figyelembe vesszük, hogy ezek a kollégák nagy valószínűséggel eddig nem találkoztak személyesen a közvetlen munkatársaikkal, és minden bizonnyal a szervezet irodájában sem jártak még.
Ha a szervezet úgy dönt, hogy újra belépteti a munkavállalók említett csoportját, akkor érdemes ebbe a csapatba bevenni azokat a kollégákat, akik a pandémia előtt egy-két hónappal léptek be a céghez, mert az ő érkeztetési folyamatuk is meglehetősen rövidre sikeredett, és azokat is, akik a cégen belülről kerülnek új pozícióba vagy új irodai környezetbe. Ezt a sokszínű csoportot a cikk szerzője röviden „távalkalmazottaknak” hívja.
Kiegészítésképpen más beléptetési jógyakorlatokhoz, a szerző hat újrabeléptetési stratégiát mutat be, amellyel integrálni lehet a távalkalmazottakat.
1. Tegyük lehetővé, hogy a távalkalmazottak egy csapatot alkossanak
Ennek a csoportnak közös, őket másoktól megkülönböztető tapasztalatai vannak – tagjai egy olyan időszakban kezdtek bele egy új munkába, amikor a bolygót egy életben egyszer előforduló globális járvány sújtotta. Az egyik cég vezetője elmondta, hogy náluk a szervezet valamennyi területéről érkező 20 kolléga, a vezetői asszisztenstől a partnerig, kezdte otthonról a munkát. Hozzátette: „Az ember érzelmileg azonosul ezzel a munkakezdő csapattal, és ez az érzés tartóssá válik”. Azt is megosztotta ez a vezető a szerzővel, hogy a távalkalmazottak számára valamilyen speciális eseményt készül szervezni, ahol valamennyien „élőben” találkozhatnak, és létrehoznak egy közös csoportot azoknak, akik az inkriminált időszakban kezdtek el dolgozni a cégnél. Egy másik szervezet HR-vezetője szintén azon gondolkodik, hogy a korábbi virtuális ebéd után most szervez egy „élőt” a távalkalmazottak számára, ahol azok találkozhatnak a szervezet vezetőjével.
Ezen események idején a távalkalmazottak strukturált módon (jégtörők, rapid networking) ismerkedhetnek egymással. Különösen fontosak ezek a módszerek akkor, amikor a szervezet különböző szintjeit képviselik a csoporttagok, vagy nagy pozícióbeli különbségek vannak közöttük, amelyek kellemetlen helyzetbe hozhatják őket.
2. Legyünk figyelmesek velük
Extra erőfeszítést kell tenni annak érdekében, hogy ezek az alkalmazottak különösen meleg fogadtatásban részesüljenek, mert ez az első napjuk az irodában – és esetükben tényleg az első. Hagyjunk valami speciális dolgot az íróasztalukon, legyen az egy névre szóló feljegyzés, a vállalathoz köthető apró tárgy, vagy más kis figyelmesség. Ez olyan kedvesség, amely hosszú időn át azt az érzetet kelti ennek a csoportnak a tagjaiban, hogy értékelik őket, figyelnek rájuk, és elismerik, hogy egy különösen emberpróbáló időszakban kezdtek dolgozni egy új munkahelyen. Ugyancsak figyelni kell arra, hogy a távalkalmazottak íróasztalai úgy legyenek elhelyezve, hogy lehetőségük nyíljon természetes módon kapcsolódni a kollégáikkal.
3. Ismertessük meg őket az irodaépülettel
Új emberként egy irodában az ember elveszettnek érzi magát, és feszélyezi, hogy nem ismeri még a járást. Olyasmi ez, mint amikor valaki elkezd egy új edzőterembe járni, és nem tudja, hol vannak a speciális gépek, vagy hogy működik egy új eszköz (az irodában a kávéfőzőgépet kell megtalálni és rájönni, hogyan lehet rajta kávét főzni, és azt kell kitalálni, hogy hogyan lehet megkapni egy FedEx csomagot). Amikor bemutatjuk a kollégáknak a fizikai teret, tegyük ezt kis csoportokban, s ezzel is kínáljunk pótlólagos lehetőséget a távalkalmazottak számára, hogy találkozzanak és megismerjék egymást. Ne csak a különböző helyiségeket, a konyhát, a pihenőt, a mellékhelyiségeket és a menekülési útvonalat mutassuk meg nekik, hanem avassuk be őket más tudnivalókba is, például a biztonsági protokollba, a tárgyalók foglalási procedúrájába, mutassuk meg nekik, hogyan rövidíthetnek le útvonalakat, hogyan kerülhetnek el kellemetlen történéseket, pl. hogy kizárják magukat a lépcsőházba.
4. Beszélgessünk el a vezetőkkel és jelenjünk meg rendszeresen az irodában
Lehetséges, hogy a távoli munkavállalók vezetői teljesen természetesnek veszik, hogy mivel ezek az alkalmazottak egy bizonyos ideje már fel vannak véve a vállalathoz részét képezik a csapatnak, és nincsen szükségük támogatásra. Emlékeztessük ezeket a menedzsereket arra, hogy az ő feladatuk, hogy támogassák ezeket a kollégákat az újrabelépés folyamán, s hogy megbizonyosodjanak arról, az „új” emberek jól tudtak alkalmazkodni a környezethez, és minden rendelkezésükre áll, amire szükségük van a beilleszkedéshez. Biztassuk arra a vezetőket, hogy ebédeljenek együtt a távoli munkavállalókkal, az irodában töltött első hetükben üljenek le velük egy az egyben beszélgetni ugyanúgy, mintha ezek a munkatársak tényleg most kezdenék el a munkát a cégnél.
Bizonyosodjunk meg arról, hogy a vezetők és/vagy valaki a HR-ről rendszeresen foglalkozik a következő hetekben a távoli munkavállalókkal.
5. Alakítsunk ki egy „haveri” rendszert
Egy ilyen rendszer kialakítása javíthatja az alkalmazottak hatékonyságát és növelheti az elégedettségét. A távoli munkavállalók ugyanis nemcsak egy új cégnél dolgoznak, de új helyzetbe is kerülnek, amikor a többi munkatársa is elkezd bejárni a munkahelyre, és ez elbizonytalanítja őket.
Igyekezzünk párokat kialakítani a távoli munkavállalók és a régebb óta a cégnél dolgozó alkalmazottak között, hiszen utóbbiak nemcsak az irodaépületet ismerik jobban, hanem a cégkultúrát is, ezért a távoli munkavállalók támogatásának kulcstényezői lehetnek, hiszen dinamizmusukkal még akkor is segíthetik azok orientálását, ha hetente csak néhány napot töltenek a munkahelyen.
Törekedjünk arra, hogy egy távoli munkavállalónak két „haverja” legyen: az egyik a saját csapatából, aki jól érti, hogy tudja, mi a távoli alkalmazott konkrét feladata, és jóI ismeri a csapat vezetőjét is; a másik haver ne a közvetlen csapatból való legyen, ő pedig abban segítse a távoli alkalmazottat, hogy bővüljön a házon belüli kapcsolatrendszere, és szélesebb összefüggésrendszerben tudja megérteni a saját szervezeti egységét. Győződjünk meg arról, hogy ezek a „haverok” tisztában vannak azzal, milyen fontos szerepet játszanak a távoli alkalmazottak vállalattal kapcsolatos tapasztalatainak kialakításában, és annak megértetésében, hogy mennyire különbözhet a cég „irodai” kultúrája a virtuális kultúrájától.
És hogy melyik a 6. stratégia? Kiderül a cikkből, amely ezen a linken érhető el: https://hbr.org/2021/06/how-to-re-onboard-employees-who-started-remotely?utm_campaign=hbr&utm_medium=social&utm_source=linkedin
Kapcsolódó cikkeink:
- Az innováció nem ötlet kérdése
- Hogyan dönti el az agyunk, hogy miben bízzunk?
- Mikor és hogyan csapoljuk meg reziliencia-tartalékainkat?
- Hogyan lehet motiválni a munkatársakat home-office idején?
- A nézőpontváltás kora: a koronavírus előnyei (?)
- Milyen kihívások elé állította a koronavírus a szervezeteket?