Maya Bernstein & Rae Ringel gondolatai a design thinking lényegéről magyar nyelven.
Tervezzünk jobb megbeszéléseket a „design thinking” segítségével!
“Időnként, amikor megbeszéléseken ülök, különösen olyanokon, ahol az emberek nem tűnnek elkötelezettnek, kiszámolom a humán/ management költségeket. Úgy becsülöm, hogy egy sztenderd heti megbeszélés az irodámban – 50 fő ül egy „cookie-cutter” tárgyalóban, láthatóan unottan, vagy aggódva – kb. 177.000,- dollárba kerül évente és egészen biztos, hogy ez a szcenárió naponta több százszor is lefut a szervezeten belül. Ez kimerítő és cinizmushoz vezet. Mennyi megbeszélés válik elveszett lehetőséggé!”
Netalán ismerősek a fenti gondolatok, érzések számunkra – amelyek egy pályázó megnyilvánulásai a „meeting facilitation” (megbeszélés-támogatás) kurzusra vonatkozóan, amelyet a Georgetown Egyetemen tanítunk? Az alábbi statisztikák alapján bizony annak kellene lenniük:
Akkor mi lehet a kulcs?
Ugyanakkor, a megfelelő megbeszélés a kulcs lehet egy szervezet, vagy egy csapat napirendjének előre vitelében. Akkor hogyan biztosíthatjuk, hogy az általunk összehívott összejövetelek produktívak legyenek és ne rombolóak?
Egy, a „design thinking” módszerét alkalmazó koncepció vált népszerűvé az IDEO alapítója, David Kelly és a Stanford d.school által, amelyet először fizikai tárgyak tervezéséhez alkalmaztak, majd más termékekhez, mint pl. technológiai eszközök és jelenleg már sokféle iparágon keresztüli összetettebb problémákhoz is.
Az ötlet, hogy tegyük a „felhasználót” (user) a tapasztalás középpontjába egy olyan megoldás, amely működik a megbeszélések tervezésénél is.
Kezdetnek tegyük félre saját szakértelmünket…
és a napirendet és gondoljunk azokra az emberekre, akik érintettek lesznek a megbeszélés során. Váljunk empatikussá és tegyük fel az alábbi 3 kérdést:
Keressük meg azokat az embereket, akik el fognak jönni a megbeszélésre, vagy akik érintettek a témában és beszéljünk velük – lehetőség szerint személyesen. Akkor is, ha a „szokásos” mítingről van szó ugyanazokkal az emberekkel, ezek a gyors bejelentkezések (check-in-ek) segítenek a bizalomépítésben, felszínre hozzák a rejtőző témákat és biztosítják, hogy a résztvevők sokkal jobban bevonódjanak.
A következő lépés, hogy állítsuk fel a megbeszélés kereteit.
Ha egyszer figyelmesen meghallgatnak és figyelnek ránk, érezni fogjuk a késztetést, hogy átfogó célt (overarching purpose) javasoljunk a megbeszélés számára és tiszta, megvalósítható célokat fogalmazzunk meg. Javaslat, hogy kérdezzük meg magunktól: Amennyiben ez a megbeszélés teljes mértékben sikeres lesz, mit fognak az emberek érezni, tudni és megtenni, mint elvárt eredmény?
A napirend tartalmazza ezeket az „elvárt eredményeket”, így a résztvevők tudni fogják, miért vannak jelen és velünk együtt fel tudják mérni, hogy az eltelt idő mennyire volt produktív. Tapasztalatunk szerint, az emberek ritkán áldoznak eleget ezekre a tevékenységekre. A megbeszélések gyakran kerülnek be a naptárakba jelentős cél, vagy szándék nélkül – egyszerűen idő fenntartás céljából – és mint eredmény, gyakran a szekér hajtja a lovat; emberek találkoznak, pusztán azért mert úgy érzik, muszáj.
Még a rövid megbeszélések is – különösen talán pont azok – megérdemelnek egy tiszta célt és egy egyértelműen megfogalmazott elvárt eredményt. Ez az, ami az embereket a feladatukon tartja és biztosítja számukra, hogy úgy érezzék, jól telt el az idejük.
A harmadik lépés a megbeszélés kreatív megtervezése.
Amint tudjuk, hogy mi a legfőbb kérdés, amelyet fel kell tennünk és milyen sikerre számíthatunk, jöhet a napirend/agenda összeállítása. Az emberek hajlamosak az agendát az utolsó pillanatra hagyni, ha egyáltalán készítenek.
Hasonlítsuk össze a megbeszélések tervezését és lebonyolítását, egy a vezetést segítő applikációval, a Waze-val: melyik a leggyorsabb, legbiztonságosabb és a leghatékonyabb út az úti cél eléréshez? Első lépésként bevonódva a többi emberrel értsük meg, hogy hová is kell mennünk (a strandra? a városba? a hegyekbe?).
Azonosítsuk a tervezett célt
Második lépés, hogy azonosítsuk a tervezett úti célt – pontos cím és elhelyezkedés által. Majd a harmadik lépés, amely az útvonalról szól. Szeretnénk olyan gyorsan odajutni, ahogyan csak lehetséges? Kell-e forgalomeltereléssel számolnunk? Melyik a leglátványosabb útvonal? Vannak-e olyan utak, amelyeket jó lenne elkerülni, mert már olyan sokszor bejártuk előtte? Mi az, amire oda kellene figyelnünk – a csapatunk megfelelői a kátyúk vagy a forgalmi dugók?
Ez az a fázis, amikor arra bátorítjuk az embereket, hogy legyenek játékosak, tegyék félre a realitást egy kicsit és tolják előre a bennük felmerő „go-to” ötleteiket. Hogy nézne ki számunkra egy kis szórakozással megfűszerezett megbeszélés? Nem a megszokott kezdéssel és befejezéssel?
Filmek, képek, versek használatával vagy zenével, amely által megcsillannak az ötletek? Lehetőséget teremtve a személyes kapcsolódásra és egymás közötti megosztásra? Míg mindez kissé könnyednek hangzik, valójában rettentően fontos. A megbeszélések nem egyszerűen csak lehetőségek a dolgok megoldására, hanem a pozitív csapat kultúra előremozdítói is.
Legvégül, teszteljük tervünket
Legvégül, teszteljük tervünket ugyanazon módon, ahogyan egy (fizikai) termék tervezője a felhasználó kezébe adja az első prototípust. Egy megbeszélés kontextusában ez lehet egy, a résztvevőkkel megosztott agenda/napirend.
A válaszok segítségünkre lesznek abban, hogy még több empátiát érezzünk, új kérdéseket vessünk fel, még kreatívabbak legyünk megbeszéléseink tervezésénél és emelni tudjuk az épp aktuális összejövetelünk potenciális sikerét.
Mit tapasztaltak a design thinking alkalmazásával az emberek?
Azok, akik már alkalmazták ezt a tervezési folyamatot saját megbeszéléseik esetében, azt mondják, hogy a módszer radikálisan befolyásolja mind a megbeszélés hatékonyságát, mind az emberek szervezeten belüli hozzáállását. A bevonódás segít az embereknek, hogy úgy érezzék, „hallhatóak”, valamint segít kapcsolódni a megbeszélés vezetőjének a jelenlévőkhöz.
z megbeszélés egészének keretbe helyezése arra indítja a vezetőt, hogy biztosítsa azt, hogy minden megbeszélésnek tiszta célja legyen. A képzelőerő több kreativitáshoz és kísérletezéshez vezet a megbeszélések tervezésénél. Végül a prototípuskezelés – valami egyszerű, mint például visszajelzést kérni néhány embertől – az embereket arra készteti, hogy értékesnek, még befolyásosabbnak és még elkötelezettebbnek érezzék magukat a siker iránt a megbeszéléseken.
Ez talán terhesnek tűnhet minden egyes megbeszélés esetében, de gyakorlással elsajátíthatunk egy ciklust, amely által egyre kevesebb és kevesebb idő alatt tudunk átlendülni a különböző szakaszokon és meg fogjuk látni, hogy egy kis befektetéssel az elején jelentős időt tudunk megtakarítani hosszú távon. Kevesebb megbeszélésünk lesz, viszont azok, amelyeket megtartunk, sokkal produktívabbak lesznek – néha még szórakoztatóak is.
Fordítás: Szabó Andrea
Forrás: HBR – Plan a Better Meeting with Design Thinking (Maya Bernstein and Rae Ringel)
Kép forrása: Daniel Day/Getty Images
